2013年10月8日火曜日

限られた人への情報発信と共有

こんばんは。上空です。
今日は娘の運動会でした。予定されていた日が雨だったので平日開催となりましたが、午前中お休みをいただき、観てきました。
子どもにとって晴れ舞台。一所懸命、かつ楽しく動いている姿にウルウルしてしまいました^^;


さて、今日は限られた人への情報発信と共有について書いてみます。

前回、情報発信は素早くという記事を書きましたが、教育機関の情報発信は広く一般に向けてのこともあれば、学年やクラス、あるいは生徒、保護者などグループ化され、限定された情報発信または共有が必要な場合もあります。
そんなときはどうすれば良いでしょう。
  • グループごとに個人のメールアドレスを登録して、その都度、登録アドレスへの一斉配信。あるいはメーリングリストで配信をする
対象者へ直接届くので、一方的な情報発信であれば、かなり有効な方法と思われます。
ですが、グループ間でやり取りしなければいけない場合はどうでしょう。
一斉配信であれば、グループ間でやり取りはできません。
メーリングリストであれば、膨大な情報の中から過去の内容を確認したり、返信したりすることが難しくなる場合もあります。
(Web上でメーリングリストの過去記事が見れるものもあります)
また、迷惑メール設定で届かないこともあり、その設定を徹底するのもなかなか難しいですよね。


こういうときに便利なのが、グループウェア。
グループウェアは、コンピュータネットワークを活用した情報共有のシステムで、
  • グループ化された単位内での情報発信や共有、スケジュール管理なども行う
ことができます。

近年のグループウェアはインストール型のソフトウェアではなく、インターネットにアクセスできれば、どこでも利用できるWebブラウザを使用したものが主流になっているので、スマートフォンなどのモバイル機器からも簡単にアクセスができます。
グループウェアの機能にもよりますが、共有された情報を登録されたメールアドレスに自動的に送信することもできます。

もしも現在、限定された情報配信・共有について悩まれているようでしたら、グループウェアの導入をオススメします。

次回はグループウェアについてどんな機能があったら便利かを書いていきたいと思います。
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